Dieser Leitfaden beschreibt den EDI‑Onboarding‑Prozess über IWOfurn und richtet sich an externe Anwender (User) auf Händler‑ und Herstellerseite. Er erklärt verständlich, wie eine EDI‑Anbindung vorbereitet, getestet und produktiv geschaltet wird. Der Fokus liegt auf klaren Schritten, Rollen, Feedback und dem Umgang mit Abweichungen im Testprozess.
Was bedeutet EDI‑Anbindung über IWOfurn?
Eine EDI‑Anbindung (Electronic Data Interchange) über IWOfurn ermöglicht den strukturierten, automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Handel und Industrie. Ziel ist es, manuelle Prozesse wie E‑Mail‑Bestellungen oder papierbasierte Belege durch standardisierte elektronische Nachrichten zu ersetzen. Dadurch werden Abläufe beschleunigt, Fehler reduziert und die Datenqualität verbessert.
IWOfurn fungiert dabei als zentrale Plattform, über die Bestellungen, Rückmeldungen und Rückbelege ausgetauscht werden. Die beteiligten Parteien – Händler und Hersteller – kommunizieren nicht direkt über individuelle Schnittstellen, sondern über einen klar definierten Prozess innerhalb der Plattform.
Für Anwender bedeutet das: Es gibt einen einheitlichen Ablauf, unabhängig davon, welches ERP‑System im Hintergrund genutzt wird.
Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikation
Im EDI‑Onboarding über IWOfurn sind die Rollen klar verteilt:
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Händler:
Verantwortlich für die Vorbereitung der Stammdaten, insbesondere Artikelinformationen (z. B. GTIN/EAN), Adressen und GLN‑Nummern. Der Händler startet den Prozess, indem er eine Testorder über IWOfurn versendet.
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Hersteller:
Verantwortlich für die Vorbereitung der Stammdaten. Prüft die eingehende Testorder auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Anschließend sendet er die entsprechenden Rückbelege über IWOfurn zurück und gibt Feedback zum Testergebnis.
| Die Kommunikation zwischen beiden Seiten wird durch automatisch generierte E‑Mails unterstützt. Diese Benachrichtigungen informieren darüber, dass eine Aktion erforderlich ist, zum Beispiel die Prüfung einer Testorder oder eines Rückbelegs. Diese E‑Mails sind ein fester Bestandteil des Prozesses und erfordern eine zeitnahe Reaktion, um Verzögerungen zu vermeiden. |
Zusammenfassung
Die EDI‑Anbindung über IWOfurn folgt einem klaren, strukturierten Prozess. Sorgfältige Vorbereitung, definierte Testschritte, verbindliches Feedback und eine klare Trennung von technischen und inhaltlichen Problemen sind entscheidend für einen erfolgreichen Go‑Live.
Häufig gestellte Fragen
Was muss ich vorbereiten, bevor die erste Testorder verschickt wird?
Beide Seiten legen zuerst ihre Stammdaten an. Dazu gehören die GLN-Nummern zur eindeutigen Identifizierung und die relevanten Adressinformationen. Auf Händlerseite kommt die Pflege der Artikel mit ihren GTIN/EAN-Codes hinzu. Je sauberer diese Daten gepflegt sind, desto weniger Rückfragen entstehen später im Testlauf.
Was passiert, wenn bei der Testorder oder den Rückbelegen ein Problem auftritt?
Es wird zwischen technischen und inhaltlichen Problemen unterschieden. Technische Probleme, zum Beispiel ein fehlendes Segment oder ein falscher Qualifier, melden Sie direkt an IWOfurn. Inhaltliche Probleme, zum Beispiel ein falscher Preis, klären Sie direkt mit Ihrem Partner.
Warum erhalte ich automatisch generierte E-Mails und wie schnell sollte ich reagieren?
Die automatischen E-Mails informieren Sie über jeden Schritt im Testlauf, etwa über eine eingegangene Testorder oder zurückgesendete Rückbelege. Sie sind fester Bestandteil des Prozesses und keine reinen Systemhinweise. Wir bitten um eine zeitnahe Rückmeldung.
Eine Rückmeldung ist in jedem Fall nötig, unabhängig davon, ob es ein Problem gab oder nicht. Nur so weiß die Gegenseite, dass der Testlauf abgeschlossen ist. Ohne Feedback bleibt der Prozess stehen, obwohl technisch alles passt.