Der Einrichtungspartnerring VME möchte seine Prozesse gemeinsam mit Ihnen weiter automatisieren. Konkret heißt das: Ihre Rechnungen an die Verbandszentrale sollen künftig nicht mehr auf Papier oder als PDF-Mail ankommen, sondern als elektronische EDI-Nachricht. Technischer Dienstleister für die Umsetzung und den späteren Betrieb ist die Integrated Worlds GmbH – bei uns laufen alle technischen und organisatorischen Fragen zusammen.
Dieser Artikel beantwortet die Frage, die am Anfang jedes Onboardings steht:
Was ändert sich für Sie, wenn Sie Ihre Rechnungen an den VME künftig per EDI senden – und was müssen Sie dafür tun?
Die technischen Details, also den vollständigen Feldkatalog und die Beispielnachrichten, finden Sie im Projektguide, der diesem Artikel beiliegt.
Die Begriffe und die Beteiligten
Wer ist wer – und was bedeuten die Abkürzungen?
Damit Sie die folgenden Kapitel ohne Stolpern lesen können, hier die wichtigsten Begriffe:
01 Zentralregulierung (ZR)
Der Verband bezahlt die Rechnungen der Lieferanten zentral und rechnet anschließend mit seinen Gesellschaftern ab. Deshalb geht Ihre Rechnung an den VME und nicht direkt an den Händler.
02 EDI
Electronic Data Interchange – der automatisierte elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferavisen oder Rechnungen zwischen IT-Systemen, ohne manuelle Eingabe.
03 INVOIC
Die EDI-Nachricht für Rechnung bzw. Gutschrift. Genau diese Nachricht benötigt der VME von Ihnen.
04 GLN
Global Location Number, die eindeutige Nummer eines Unternehmens oder Standorts. Über sie werden Absender, Empfänger und Lieferadressen identifiziert.
05 ZR-Nummer
Die Nummer, unter der ein Gesellschafter in der Zentralregulierung des VME geführt wird.
06 PDF/A
Ein PDF-Format für die Langzeitarchivierung
Ein Beispiel, damit es greifbar wird
Ein Möbelhändler in Hamburg bestellt bei Ihnen zehn Sessel.
Bisher: Sie liefern die Sessel nach Hamburg und schicken die Rechnung auf Papier oder als PDF an den VME. Dort wird sie manuell erfasst, damit sie verbucht und bezahlt werden kann.
Künftig: Sie senden eine EDI-INVOIC. Diese Nachricht läuft über die Integrated Worlds GmbH in die Zentralregulierung und wird dort automatisch verbucht. Zusätzlich entsteht ein PDF/A – das lesbare Abbild Ihrer Rechnung, das dem Händler in Hamburg zur Verfügung gestellt wird. In dieses PDF/A betten wir Ihre Original-EDI-Nachricht, die Verbuchungsnachricht und ein Prüf- und Verarbeitungsprotokoll ein. Diesen Komplettbeleg archiviert der VME in der Verbandszentrale.
| Ein Punkt, der erfahrungsgemäß für Rückfragen sorgt: Ab der Freischaltung für den Live-Betrieb ist Ihre EDI-Nachricht die Originalrechnung – nicht das PDF. Bitte bewahren Sie diesen Beleg entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und Fristen auf. Im Gegenzug entfällt für Sie der Papier- und PDF-Versand. |
Zwei Wege – EDI Light und vollständiges EDI
Nicht jedes Unternehmen kann von Beginn an vollwertiges EDI liefern. Deshalb gibt es zwei Prozessvarianten.
Standard-Prozess: vollständiges EDI
Das ist das eigentliche Ziel des Projekts und das erste Teilprojekt, das der VME mit Ihnen umsetzen möchte. Sie senden ausschließlich die EDI-Rechnung. Daraus erzeugt die Integrated Worlds GmbH zwei Dokumente: eine Nachricht zur Verbuchung in der Zentralregulierung und das PDF/A für den Gesellschafter. Sie liefern also nur noch Daten – alles Weitere entsteht bei uns.
EDI Light: EDI + PDF
Hier senden Sie eine ZIP-Datei mit zwei Dateien: einer EDI-INVOIC und dem passenden PDF Ihrer Rechnung. Wir nutzen Ihr Original-PDF als PDF/A und betten die EDI-Nachricht, die Verbuchungsnachricht sowie das Prüf- und Verarbeitungsprotokoll ein.
Der praktische Unterschied: EDI Light verlangt spürbar weniger Datenfelder als der Standard-Prozess, und das gewohnte Layout Ihrer Rechnung bleibt erhalten. Welche Variante für Sie die richtige ist, klären wir gemeinsam mit Ihnen.
Der Ablauf in vier Phasen
Zum Projektstart erhalten Sie vom Einrichtungspartnerring VME eine EDI-Vereinbarung. Bitte senden Sie diese bereits in Phase 1 unterzeichnet zurück.
Phase 1 – Prüfung Standardrechnung. Sie senden Ihrem Ansprechpartner bei der Integrated Worlds GmbH per E-Mail eine Testrechnung: im Standard-Prozess eine EDI-INVOIC plus die passende Rechnung als PDF, im EDI-Light-Prozess eine ZIP-Datei mit EDI-Light-INVOIC und PDF. Wir prüfen, ob alle erforderlichen Daten enthalten sind, und besprechen eventuelle Korrekturanforderungen mit Ihnen. Sobald die Daten passen, erzeugen wir das PDF-Abbild für die Gesellschafter und stellen es Ihnen zur Prüfung zur Verfügung.
Phase 2 – Testphase Standardrechnung. Der VME prüft in der Verbandszentrale die Verbuchung Ihrer Daten und stimmt sich mit den Gesellschaftern ab. Änderungsanforderungen erhalten Sie über die Integrated Worlds GmbH.
Phase 3 – Umstellung auf Live-Betrieb. Sie senden alle Rechnungen im EDI-Verfahren, die Belege werden in der Zentralregulierung verbucht. Bereits in dieser Phase ist Ihre EDI-Nachricht Ihre Original-Ausgangsrechnung.
Phase 4 – Echtbetrieb. Der Papier- oder Mailversand Ihrer Rechnungen entfällt.
Anforderungen an Ihre EDI-Rechnung
Der VME stellt Anforderungen an Dateninhalte und Datenqualität. Das hängt auch mit den unterschiedlichen Arbeitsweisen der Gesellschafter zusammen, die alle gleichermaßen berücksichtigt werden müssen. Den vollständigen Feldkatalog – getrennt nach EDI Light und Standard-Prozess, jeweils für Rechnungskopf, Rechnungsposition und Rechnungsfuß – finden Sie im beiliegenden Projektguide. Dort liegen außerdem zwei vollständige Beispielnachrichten bei: eine in EDIFACT D:96A und eine in CII/ZUGFeRD. Beide zeigen beispielhaft, wie eine Nachricht mit den geforderten Inhalten aussehen kann.
Hier die Punkte, die Sie schon vor dem ersten Blick in den Feldkatalog kennen sollten.
Grundregeln
- Bitte senden Sie alle Rechnungen für alle Gesellschafter über die Integrated Worlds GmbH an den Einrichtungspartnerring VME. Die GLN des VME lautet 4052338000005.
- Eine Rechnung kann sich nur auf einen Auftrag beziehen.
- Eine Rechnung kann mehrere Mehrwertsteuersätze enthalten.
- Eine Rechnungssummenliste ist nicht erforderlich und auch nicht erwünscht.
- Gutschriften können ebenfalls elektronisch gesendet werden.
- Belastungsanzeigen werden seitens des VME nicht elektronisch gesendet.
Zusammenfassung
Die drei wichtigsten Punkte:
- Ihre Rechnung geht an den Verband, nicht an den Händler. Der VME reguliert zentral. Ihre EDI-Rechnung läuft über die Integrated Worlds GmbH in die Verbandszentrale, der Gesellschafter erhält ein PDF/A als lesbares Abbild.
- Es gibt zwei Wege: EDI Light und vollständiges EDI. EDI Light bedeutet ZIP-Datei mit EDI-Nachricht plus Ihr PDF und verlangt weniger Datenfelder. Beim Standard-Prozess senden Sie nur Daten, Verbuchungsnachricht und PDF-Abbild erzeugen wir.
- Ab dem Live-Betrieb ist die EDI-Nachricht Ihre Originalrechnung. Nicht das PDF. Bitte bewahren Sie diesen Beleg entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und Fristen auf. Der Papier- und Mailversand entfällt.
Häufig gestellte Fragen
Wo finden wir die GLN-Nummern der Handelsunternehmen?
In einer GLN-Nummernliste des Verbands; der Einrichtungspartnerring VME erstellt dazu eine komplette Übersicht. Wenn dort andere Nummern stehen, als Sie für ein Handelsunternehmen eingetragen haben, ist das kein Fehler: Unternehmen mit weniger als fünf GLN beziehen diese über den Verband, Unternehmen mit mehr als fünf beantragen bei der GS1 einen eigenen Nummernkreis.
Erhalten wir die Bestellungen künftig ebenfalls elektronisch?
Sie erhalten die Bestellungen zunächst so, wie Sie sie bislang von den Gesellschaftern erhalten haben – daran ändert sich im ersten Schritt nichts. Viele Gesellschafter sind bereits EDI-fähig; sprechen Sie die Integrated Worlds GmbH gerne an, damit Sie mit diesen Unternehmen vernetzt werden. Langfristiges Ziel des VME ist es, alle Gesellschafter an EDI anzubinden.
Wir können aktuell noch keine EDI-Rechnungen versenden. Was nun?
Bitte wenden Sie sich zeitnah an die Integrated Worlds GmbH, damit wir Sie schnellstmöglich in das Projekt integrieren können. Gemeinsam klären wir, welche Prozessvariante und welches Schnittstellenformat für Sie passen.