Im ersten Discover-Dokument haben wir die Grundidee von EDI kennengelernt: Unternehmen tauschen Geschäftsdokumente automatisch zwischen ihren IT-Systemen aus – schnell, strukturiert und ohne manuelle Eingriffe.

Doch der Alltag ist vielfältiger als ein Standardprozess. Produkte sind konfigurierbar, Lieferwege unterscheiden sich, Pakete müssen richtig gekennzeichnet sein. Dieser Teil zeigt, wo EDI in der Praxis auf typische Herausforderungen trifft – und wie damit umgegangen wird.

Kapitel 1: Wenn ein Produkt in tausend Varianten existiert

Stellen Sie sich ein Sofa vor. Es ist nicht einfach "ein Sofa" – es gibt es in verschiedenen Stoffen, Farben, mit oder ohne Schlaffunktion, mit unterschiedlichen Füßen, in verschiedenen Größen. Jede Kombination dieser Merkmale ergibt faktisch ein anderes Produkt.

Das klingt nach einer Design-Frage – ist aber ein EDI-Problem. Denn klassisches EDI geht davon aus, dass jeder Artikel eine eindeutige Nummer hat. Bei Variantenartikeln gibt es diese Nummer nicht mehr für jede mögliche Ausprägung.

Was bedeutet das konkret?

Anstelle einer einzigen Artikelnummer wird das Produkt über Merkmale beschrieben: zum Beispiel Bezugsart = Stoff, Farbe = Dunkelgrau, Füße = Holz. Diese Kombinationen werden in speziellen Konfigurations-Tools zusammengestellt – oft gemeinsam mit dem Endkunden im Verkaufsgespräch.

Das führt dazu, dass zwei verschiedene Systeme im Spiel sind: das Konfigurations-Tool (das alle Produktdetails kennt) und das kaufmännische ERP-System des Händlers (das für Bestellung und Abrechnung zuständig ist). Beide haben denselben Auftrag – aber in unterschiedlicher Form.

Kapitel 2: Wenn ein Paket mehr als einen Artikel enthält

Nicht jede Bestellung besteht aus einzelnen Artikeln. Im Handel werden Produkte häufig gebündelt geliefert – als Karton, Display oder Set. Dabei ist wichtig zu verstehen: Was bestellt und transportiert wird, ist nicht immer dasselbe, was später einzeln verkauft wird.

Die drei häufigsten Formen

• 1. Gebinde 
  Mehrere identische Artikel werden zusammen verpackt und als eine Einheit bestellt und geliefert. Beispiel: Ein Karton mit 12 Gläsern derselben Sorte. Der Händler bestellt "1 Karton", verkauft aber später jedes Glas einzeln.
   
• 2. Display
  Ähnlich wie ein Gebinde – aber die enthaltenen Artikel sind unterschiedlich. Beispiel: Ein Verkaufsdisplay mit verschiedenen Geschmacksrichtungen eines Produkts. Im B2B-Handel wird das Display als Ganzes bestellt.
   
• 3. Set
  Eine Kombination aus funktional zusammengehörenden Produkten. Beispiel: Ein Drucker inklusive Starterpatrone und Kabel. Das Set wird als Einheit gehandelt, die enthaltenen Teile können aber separat relevant sein – etwa für Ersatzteile oder Service.

Kapitel 3: Nicht jede Bestellung nimmt denselben Weg

Zwei Unternehmen tauschen eine Bestellung per EDI aus – so weit das bekannte Bild. Aber wie die Ware am Ende zum Kunden kommt, ist nicht immer gleich. Die Auftragsart bestimmt den Warenfluss, und der Warenfluss bestimmt, was im EDI-Prozess zu beachten ist.

Die vier wichtigsten Auftragsarten

• L - Lagerauftrag
  Der Händler bestellt Ware, um sie auf eigenes Lager zu legen. Klassischer B2B-Prozess: große Mengen, planbar, wiederkehrend. Die Ware geht ins Lager des Händlers.
   
• K - Kommissionsauftrag
  Die Ware wird für einen konkreten Endkunden bestellt – nicht für das Lager. Typisch im Möbelhandel: Ein Kunde wählt ein Sofa aus, der Händler bestellt es direkt beim Hersteller. Oft kleine Mengen, individuell konfiguriert.
   
• D - Dropshipping
  Der Lieferant schickt die Ware direkt zum Endkunden – der Händler ist nur Vermittler. Der Endkunde hat keine eigene Firmennummer (GLN), was die Adressverarbeitung im System aufwendiger macht.
   
• C - Crossdocking
  Die Ware geht zunächst an einen Zwischenpunkt (z. B. ein Zentrallager), wird dort umgeschlagen und dann erst zum Endkunden weitergeleitet. Im EDI müssen zwei Adressen mitgegeben werden: der Zwischenpunkt und der Endkunde.

Kapitel 4: Wann ist die Ware verfügbar?

Bevor eine Bestellung ausgelöst wird, stellt sich oft eine einfache Frage: Ist der Artikel überhaupt lieferbar – und wenn ja, wann? Diese Information wird im EDI-Umfeld über zwei verschiedene Wege bereitgestellt.

Im Onlinehandel entscheiden Bestandsinformationen direkt darüber, ob ein Produkt als "sofort lieferbar" angezeigt wird. Lieferzeitinformationen hingegen helfen Händlern und Kunden, realistische Erwartungen zu setzen – besonders bei individuell konfigurierten Produkten.

Kapitel 5: Der letzte Schritt – Ware kommt beim Kunden an

Eine erfolgreiche Bestellung, eine korrekte Rechnung – und dann? Die Ware muss noch physisch zum Empfänger gelangen. Das klingt selbstverständlich, ist aber ein eigenständiger Prozess, der im EDI-Umfeld oft unterschätzt wird.

Transportauftrag: Wer fährt wohin?

Neben dem Warenauftrag (was wird geliefert?) gibt es den Transportauftrag (wie und durch wen?). Sobald externe Paketdienste oder Speditionen beteiligt sind, muss der Transport explizit beauftragt werden – mit konkreten Angaben zu Paketen, Gewichten, Adressen und Übergabezeitpunkt.

Das Versandlabel: Die Identität jedes Pakets

Jedes Paket braucht ein Label – einen Aufkleber mit einer eindeutigen Nummer und einem maschinenlesbaren Barcode. Ohne Label kann das Paket vom Transportunternehmen weder automatisch sortiert noch verfolgt noch zugestellt werden.

• Fehlendes Label: Das Paket wird nicht abgeholt.
• Falsches Label: Das Paket landet beim falschen Empfänger.
• Unvollständige Daten: Manuelle Nacharbeit verzögert die Lieferung.

Gerade beim Crossdocking ist das Label besonders kritisch: Pakete werden am Zwischenpunkt blitzschnell umgeschlagen und direkt weitergeleitet. Nur korrekt beschriftete Pakete erreichen ohne Verzögerung ihr Ziel.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Variantenartikel haben keine einfache Artikelnummer – ihre Identität entsteht durch Konfiguration. Das erfordert besondere Absprachen im EDI-Prozess.
• Gebinde, Displays und Sets bündeln Artikel zu Handelseinheiten. Entscheidend ist die klare Trennung zwischen dem, was bestellt wird, und dem, was später einzeln verkauft wird.
• Die Auftragsart bestimmt den Lieferweg: klassisch ins Lager, individuell für einen Kunden, direkt zum Endkunden oder über eine Zwischenstation.
• Bestandsinformationen zeigen, was sofort verfügbar ist. Lieferzeitinformationen zeigen, wann noch zu produzierende Ware geliefert werden kann.
• Transport und Label sind eigenständige Prozesse. Ohne korrektes Label gelangt kein Paket automatisch zum richtigen Empfänger.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)