Varianten, Warenflüsse & Transport: Wo EDI im Alltag auf echte Herausforderungen trifft.
Teil 1 hat die Grundidee gezeigt: Unternehmen tauschen Geschäftsdokumente automatisch zwischen ihren IT-Systemen aus – schnell, strukturiert, ohne manuelle Eingriffe. Doch der Alltag ist vielfältiger als ein Standardprozess: Produkte sind konfigurierbar, Lieferwege unterscheiden sich, Pakete müssen richtig gekennzeichnet sein.
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Das Wichtigste vorab EDI funktioniert gut, wenn alles klar definiert ist. Komplexität entsteht, sobald Produkte nicht mehr eine einfache Artikelnummer haben oder die Ware auf ungewöhnlichen Wegen zum Kunden gelangt. |
Wenn ein Produkt in tausend Varianten existiert
Ein Sofa ist nicht einfach „ein Sofa“ – es gibt es in verschiedenen Stoffen, Farben, mit oder ohne Schlaffunktion, mit unterschiedlichen Füßen und Größen. Jede Kombination ergibt faktisch ein anderes Produkt. Klassisches EDI geht aber davon aus, dass jeder Artikel eine eindeutige Nummer hat – bei Variantenartikeln fehlt diese für jede mögliche Ausprägung.
Das Konfigurations-Tool kennt alle Details, das ERP-System nur eine vereinfachte Bezeichnung – die Lücke dazwischen muss überbrückt werden.
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Merkmale statt Artikelnummer: Bezugsart, Farbe, Füße & Co. werden im Konfigurations-Tool zusammengestellt – oft direkt mit dem Kunden im Verkaufsgespräch.
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Zwei Systeme, ein Auftrag: Das Konfigurations-Tool kennt alle Produktdetails, das ERP-System nur eine vereinfachte Bezeichnung wie „1x Sofa Modell X, Variante A“.
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Praxisfolge: Der Lieferant bestätigt die Bestellung anhand seiner eigenen internen Positionsstruktur – die Zuordnung muss bewusst hergestellt werden.
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Praxis-Beispiel: Ein Möbelhändler bestellt ein Sofa in einer bestimmten Konfiguration. Im Konfigurations-Tool sind alle Details hinterlegt. Im ERP-System steht nur: "1x Sofa Modell X, Variante A". Der Lieferant bestätigt die Bestellung – aber bezieht sich auf seine eigene interne Positionsstruktur. Damit EDI funktioniert, muss diese Lücke bewusst überbrückt werden. |
Wenn ein Paket mehr als einen Artikel enthält
Produkte werden im Handel häufig gebündelt geliefert. Wichtig: Was bestellt und transportiert wird, ist nicht immer dasselbe, was später einzeln verkauft wird.
Der entscheidende Unterschied zum Variantenartikel: Bei Gebinden, Displays und Sets sind alle enthaltenen Artikel klar und fest definiert – es gibt keine Konfiguration, keine Auswahl. Die Herausforderung liegt allein in der Struktur: Hauptartikel und enthaltene Artikel müssen bei Bestellung, Lieferung und Rechnung sauber getrennt bleiben.
Nicht jede Bestellung nimmt denselben Weg
Die Auftragsart bestimmt den Warenfluss – und der Warenfluss bestimmt, was im EDI-Prozess zu beachten ist:
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Klassischer Prozess: Lager- und Kommissionsaufträge folgen dem bekannten EDI-Ablauf.
- Veränderter Lieferweg: Dropshipping und Crossdocking verändern die Anforderungen an Adressen, Rollen und Informationen im EDI-Prozess – Fehler hier führen direkt zu Lieferproblemen.
Wann ist die Ware verfügbar?
Bevor eine Bestellung ausgelöst wird, stellt sich eine einfache Frage: Ist der Artikel lieferbar – und wenn ja, wann? Diese Information wird über zwei verschiedene Wege bereitgestellt:
Im Onlinehandel entscheiden Bestandsinformationen direkt darüber, ob ein Produkt als „sofort lieferbar“ angezeigt wird. Lieferzeitinformationen helfen dagegen, realistische Erwartungen zu setzen – besonders bei individuell konfigurierten Produkten.
Der letzte Schritt – Ware kommt beim Kunden an
Neben dem Warenauftrag (was wird geliefert?) gibt es den Transportauftrag (wie und durch wen?). Sobald externe Paketdienste oder Speditionen beteiligt sind, muss der Transport explizit beauftragt werden – mit Angaben zu Paketen, Gewichten, Adressen und Übergabezeitpunkt.
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Timing beachten Viele Transportdetails sind zum Zeitpunkt der Bestellung noch nicht bekannt – sie entstehen erst beim Verpacken der Ware. Der Transportauftrag kommt daher immer etwas später als die Bestellung selbst. |
Jedes Paket braucht ein Label – einen Aufkleber mit eindeutiger Nummer und maschinenlesbarem Barcode. Ohne Label kann das Paket weder automatisch sortiert noch verfolgt noch zugestellt werden:
Besonders beim Crossdocking ist das Label kritisch: Pakete werden am Zwischenpunkt blitzschnell umgeschlagen und direkt weitergeleitet.
Das Wichtigste auf einen Blick
Hier einmal das wichtigste auf einem Blick:
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Variantenartikel haben keine einfache Artikelnummer – ihre Identität entsteht durch Konfiguration und erfordert besondere Absprachen im EDI-Prozess.
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Gebinde, Displays und Sets bündeln Artikel zu Handelseinheiten. Entscheidend ist die klare Trennung zwischen Bestell- und Verkaufseinheit.
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Die Auftragsart bestimmt den Lieferweg: klassisch ins Lager, individuell für einen Kunden, direkt zum Endkunden oder über eine Zwischenstation.
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Bestandsinformationen zeigen, was sofort verfügbar ist. Lieferzeitinformationen zeigen, wann noch zu produzierende Ware geliefert werden kann.
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Transport und Label sind eigenständige Prozesse. Ohne korrektes Label gelangt kein Paket automatisch zum richtigen Empfänger.
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Kernaussage EDI ist technisch stabil – aber die Wirklichkeit des Handels ist vielfältig. Klare Definitionen, saubere Rollen und die richtige Information zur richtigen Zeit sind der Schlüssel zu reibungslosen Prozessen. |
Häufig gestellte Fragen
Warum sind Variantenartikel eine Herausforderung für EDI?
Variantenartikel besitzen keine eindeutige Artikelnummer, sondern bestehen aus vielen möglichen Merkmalskombinationen (z. B. Stoff, Farbe, Größe). EDI erwartet jedoch eine klare Identifikation pro Produkt. Deshalb müssen Konfigurationsdaten und ERP‑Daten sauber miteinander verknüpft werden.
Worin unterscheiden sich Gebinde, Displays und Sets?
Alle drei bündeln mehrere Artikel, aber auf unterschiedliche Weise:
- Gebinde = mehrere gleiche Artikel
- Display = verschiedene Artikel in einer Einheit
- Set = funktional zusammengehörende Artikel Die Herausforderung liegt darin, Hauptartikel und enthaltene Artikel korrekt abzubilden.
Wie beeinflusst die Auftragsart den EDI‑Prozess?
Lager‑ und Kommissionsaufträge folgen klassischen EDI‑Abläufen. Dropshipping und Crossdocking hingegen verändern den Lieferweg und erfordern zusätzliche Adress‑ und Rolleninformationen. Fehler führen schnell zu Lieferproblemen.
Was ist der Unterschied zwischen Bestands- und Lieferzeitinformationen?
Bestandsinformationen zeigen, was sofort verfügbar ist. Lieferzeitinformationen zeigen, wann ein Artikel produziert oder geliefert werden kann. Beides ist wichtig – besonders im Onlinehandel und bei konfigurierbaren Produkten.
Warum ist das Versandlabel im EDI‑Prozess so wichtig?
Das Label identifiziert jedes Paket eindeutig. Ohne korrektes Label kann ein Paket nicht sortiert, verfolgt oder zugestellt werden. Besonders beim Crossdocking führt ein falsches oder fehlendes Label sofort zu Verzögerungen.